Herinneringen instellen voor je gasten
Een herinnering helpt een gast de afspraak terug te vinden. Lees hoe je het verzendmoment kiest en wat je team daarnaast zelf moet bijhouden.
Een reservering voor volgende maand is snel gemaakt en daarna soms uit het zicht. Een herinneringsmail brengt de afspraak weer onder de aandacht. De gast kan controleren of de datum, tijd en groepsgrootte nog kloppen en contact opnemen wanneer er iets is veranderd. Voor je team is dat nuttige informatie bij het voorbereiden van de dienst.
Kies een moment dat bij je planning past
In de restaurantinstellingen van Happr kun je de herinneringsmail aanzetten en instellen hoeveel uur voor de reservering die wordt verstuurd. De standaard is 24 uur. Je kiest één verzendmoment; de instelling is geen reeks met automatisch meerdere herinneringen.
Bedenk wanneer een wijziging voor jouw zaak nog goed te verwerken is. Bij een grote groep waarvoor je voorbereidingen treft, wil je mogelijk eerder weten of iedereen komt. Bespreek bijzondere afspraken ook rechtstreeks met de gast, zodat de herinnering aansluit op wat je hebt afgesproken.
Zorg dat de gast de juiste gegevens terugvindt
De herinnering bevat de reserveringsgegevens en informatie over het restaurant. Via de persoonlijke reserveringslink kan de gast de bijbehorende boeking openen. Die link hoort bij die ene reservering: stuur hem daarom niet mee in algemene berichten aan andere gasten.
Controleer voor je ermee gaat werken de restaurantgegevens en de ingestelde afzender. Een herkenbare naam en een bruikbaar antwoordadres helpen iemand die nog een vraag heeft. Als je team een aankomsttijd of groepsgrootte wijzigt, werk dan ook de reservering bij.
Een herinnering vraagt nog steeds om opvolging
Een verstuurde mail betekent niet dat een gast hem heeft gelezen of zeker zal komen. Leg daarom binnen het team vast wie reacties bekijkt en wijzigingen verwerkt. Houd no-shows en annuleringen ook zorgvuldig uit elkaar: een gast die op tijd afzegt vraagt om een andere opvolging dan iemand die niet verschijnt.
Bekijk na een aantal diensten of gasten de informatie begrijpen en welke vragen blijven terugkomen. Pas op basis daarvan je uitleg of verzendmoment aan. Wil je hulp bij de instellingen, dan kun je mailen naar info@happr.nl of het contactformulier op de website gebruiken.